Das 1x1 der Produktivität

Copyright © [2023] [Benjamin Walter]

 

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Inhaltsverzeichnis

Einleitung

 

Kapitel 1: Zielsetzung

Klarheit schaffen als Fundament

Effektive Zielsetzung durch Rückwärtsplanung

Formuliere deine Ziele SMART

 

Kapitel 2: Planung

Tag für Tag

Tagesplanung nach der ALPEN-Methode

Die 18-Minuten-Regel

 

Kapitel 3: Prioritäten

Das Eisenhower-Prinzip

Die 1-3-5-Methode

 

Kapitel 4: Strategien & Tools

Deine Werkzeugkiste für maximale Produktivität

1. Die Fokus-Frage

2. Die 90-90-1-Regel

3. Das Pareto-Prinzip

4. Das Parkinsonsche Gesetz

5. Der Zeigarnik-Effekt

6. Timeboxing

7. Task-Batching

8. Die 2-Minuten-Regel

9. Die Pomodoro-Technik

 

Kapitel 5: Prokrastination

Was du verschieben kannst auf morgen, bereitet dir heute keine Sorgen

Ursachen & Gründe für Prokrastination

Negative Auswirkungen von Prokrastination

Prokrastination ein für alle Mal beenden

 

Schlusswort

 

Quellen- und Literaturverzeichnis

Haftungsausschluss

Impressum

Einleitung

Denkst du dir manchmal, dass ein paar zusätzliche Stunden am Tag eine wahre Erleichterung wären? Diese könnten dir helfen, das ständige Anhäufen von Aufgaben zu verhindern. Es ist ein lästiges Gefühl, das wahrscheinlich jeder in unserer hektischen Welt kennt - das Gefühl, ständig hinterherzuhinken. Du erledigst einige wichtige Aufgaben und währenddessen tauchen schon die nächsten auf, um die du dich möglichst zeitnah kümmern solltest. Um nichts zu vergessen, kritzelst du schnell ein paar Notizen auf ein Blatt. Während du drei Punkte abarbeitest, ergeben sich vier neue. Es scheint eine endlose Geschichte zu sein. Die Wahrheit ist jedoch, dass zwei Extrastunden daran nichts ändern würden. Aus dieser Erkenntnis entstand der heutzutage so oft zitierte Spruch: „Arbeite schlauer, nicht härter.“

 

Diese vier kleinen Wörter bilden das Fundament, auf dem wir den Inhalt dieses Buches aufbauen werden. Aber was genau bedeutet es eigentlich, „schlauer“ zu arbeiten? Es bedeutet sicherlich nicht „mehr“ zu arbeiten. Jeder Mensch hat an jedem Tag genau die gleiche Anzahl an Stunden, Minuten und Sekunden zur Verfügung. Während einige eine besonders intensive Bindung zu ihrer kuscheligen Bettdecke pflegen und Jahre später genau dort stehen, wo sie angefangen haben, verändern andere die Welt. Sie erschüttern die Grundstruktur unseres kollektiven Daseins, indem sie neue kreative Lösungen für alte Probleme finden und innovative Projekte nicht nur ins Leben rufen, sondern auch erfolgreich abschließen. Zugegeben, die meisten von uns könnten sich mit dieser Beschreibung nicht in einem Bewerbungsschreiben darstellen und dabei aufrichtig bleiben. Trotzdem gibt es sie, diese außergewöhnlichen Individuen. Du kennst sie - wir alle kennen sie. Sie zeigen, was möglich ist, wenn man sich mit Herz und Seele einer Sache verschreibt und alles darauf ausrichtet, konstante Fortschritte zu erzielen. Soweit so gut. Bis hierher haben wir also festgestellt, dass das Spektrum der menschlichen Produktivität von null bis nahezu unendlich reicht. Daraus lässt sich schließen, dass es nicht an der Zeit selbst liegen kann. Die Zeit ist fair. Sie ändert sich nicht, sie macht keine leeren Versprechungen und behandelt jedes Lebewesen auf diesem Planeten gleich.

 

Wer tatsächlich davon überzeugt ist, dass ihm die Zeit fehlt, verleugnet die Realität und gibt sich einer Illusion hin. Der deutsche Psychologe und Hochschullehrer Michael Kastner hat dazu treffend bemerkt: „Zeitmanagement ist Unsinn. Sie können die Zeit nicht managen - nur Ihr Verhalten“. Aus Gründen der Einfachheit verwenden wir in diesem Buch dennoch den Begriff „Zeitmanagement“. Dabei setzen wir uns das Ziel eines möglichst intelligenten Verhaltens, um die uns zur Verfügung stehende Zeit optimal zu nutzen. Wir managen uns selbst. Dies impliziert, dass wir unsere Energie effizient einsetzen, kluge Entscheidungen treffen und systematische Methoden anwenden, die uns stets in der richtigen Spur halten. Unabhängig davon, ob du angestellt oder selbstständig bist, ob du alleine bist oder Teil eines Teams - du benötigst zielführende Strategien, um deine Herausforderungen zu bewältigen. Dieses Buch zielt darauf ab, deine Produktivität zu steigern, ohne dabei deine Arbeitszeit zu erhöhen.

 

Neben dem bereits angesprochenen Zeitmanagement gibt es eine Reihe weiterer Schlüsselbegriffe im Bereich der Produktivität: Klarheit, Fokus, Konzentration, Energielevel und Motivation. All diese Aspekte gehören zum übergeordneten Konzept des Selbstmanagements. Das Schöne an diesen Themenfeldern ist, dass sie jeden von uns betreffen. Es gab und gibt unzählige Menschen mit brillanten Ideen. Das führt zu einer Fülle intelligenter Strategien zur Optimierung unserer Selbstmanagementprozesse. Indem wir uns einfach das Beste herauspicken, profitieren wir maximal von diesem wertvollen Wissensschatz, der über Jahre des Denkens und der Strategieentwicklung angehäuft wurde. Im Verlauf des Buches betrachten wir die effektivsten Strategien und Methoden und diskutieren die wichtigsten Prinzipien und Modelle. Wähle diejenigen für dich aus, die am besten zu deiner Situation und deinen persönlichen Herausforderungen passen. Dadurch wirst du in der Lage sein, deine persönliche Effizienz erheblich zu steigern und so deinen Zielen Schritt für Schritt näher zu kommen.

 

 

Wie du dieses Buch optimal nutzt

 

Im Bereich des Selbstmanagements existieren unzählige Strategien und Prinzipien. Verschiedenste Methoden wurden von klugen Köpfen entwickelt und haben sich aufgrund ihrer Effektivität bis heute bewährt und zunehmend an Beliebtheit gewonnen.

 

Der Inhalt dieses Buches ist so aufgebaut, dass alle Bereiche eines intelligenten und effektiven Selbst- und Zeitmanagements abgedeckt werden. Es werden dir zahlreiche Strategien und Werkzeuge vorgestellt, die alle darauf ausgerichtet sind, deine persönliche Leistung zu optimieren. Dabei liegt der Fokus insbesondere auf der Steigerung der Produktivität sowie dem Vermeiden bzw. Überwinden von Prokrastination. Dazu durchleuchten wir folgende Themengebiete und schauen uns an, welche Lösungsansätze es gibt und welche die besten Resultate versprechen:

 

• Zielfindung und -setzung
• Strukturiertes und effizientes Planen
• Reflektieren und Auswerten
• Produktivitätshacks: Methoden und Prinzipien
• Zeitmanagement: Tools und Strategien
• Steigerung von Fokus und Konzentration
• Maßnahmen gegen Prokrastination

 

Im Verlauf der Kapitel wirst du auf Methoden stoßen, die sich in ihren Ansätzen überschneiden oder möglicherweise sogar konträr erscheinen. Deine Aufgabe ist es, diejenigen auszuwählen, die für dich und deine individuelle Situation am sinnvollsten sind und die dich am meisten ansprechen. Das Ziel dieses Buches ist es, dir für alle oben genannten Bereiche inspirierende Denkanstöße und wertvolle Einsichten zu liefern. Am Ende wirst du mit einer breiten Palette von Selbstmanagement-Methoden und Produktivitäts-Tools vertraut sein. Wähle das Beste für dich aus und nutze diese Strategien, um deine Prozesse zu optimieren. Ähnlich wie bei einem Werkzeugkasten wirst du für jede Situation oder Herausforderung das passende Werkzeug zur Hand haben. Zudem ist es nicht zwingend notwendig, der Kapitelreihenfolge in diesem Buch zu folgen, da jedes einzelne Kapitel ein in sich geschlossenes Themengebiet abbildet. Es könnte sinnvoll sein, mit dem Themenbereich zu starten, der dir persönlich die größten Schwierigkeiten bereitet. Beginnst du damit, deine Schwachstellen zu beseitigen, wird dies einen erheblichen Schub in deinem allgemeinen Selbstmanagement bewirken. Betrachte die hier dargelegten Strategien am besten als ein umfassendes Baukastensystem, welches du ganz nach deinen individuellen Bedürfnissen zusammensetzen und anwenden kannst.

 

„Der größte Erfolg des Zeitgeistes: Alle haben Uhren - niemand hat Zeit“ – Ernst Ferstl

Kapitel 1: Zielsetzung

Klarheit schaffen als Fundament

 

Was auch immer du in deinem Privatleben oder Beruf erreichen möchtest, es erfordert klare Zielsetzungen. Andernfalls verschwendest du unweigerlich Zeit und Energie, die du hättest einsetzen können, um deine Ziele zu erreichen. Aus diesem Grund ist es von großer Bedeutung, präzise zu sein und ausreichend qualitativ hochwertige Nachdenkzeit in die Definition deiner persönlichen Ziele zu investieren. Wer schon bei der Festlegung seiner Ziele Fehler begeht, stellt sich von Beginn an selbst ein Bein. Deshalb widmen wir uns in diesem Kapitel einer durchdachten und effektiven Herangehensweise an diese Thematik. Das Schaffen von Klarheit dient dabei als Basis. Diese legt den Grundstein und verspricht beste Erfolgsaussichten.

 

Klarheit fühlt sich großartig an, vor allem, weil das Gegenteil so dermaßen unangenehm ist. Daher beginnen wir mit einer klaren Entscheidungsfindung und der genauen Definition unserer Ziele. Ohne ein präzises Verständnis dafür, wohin man möchte und wann man dort sein will, sind selbst die besten Strategien und klügsten Methoden nutzlos. Es kann sehr frustrierend sein, wenn man grundsätzlich weiß, was man zu tun hat, dieses Wissen aber auf Grund von Unsicherheit nicht umsetzen kann.

 

Unsicherheit auf dem Weg zur Zielerreichung ergibt sich oft aus Fehlern, die bereits bei der Zielsetzung begangen werden. Die häufigsten davon sind:

 

1. Unklare Formulierung
2. Fehlende eindeutige Bewertungskriterien
3. Mangelnde Attraktivität des Ziels
4. Zielsetzung ist unerreichbar oder zu unrealistisch
5. Zeitrahmen ist nicht definiert

 

Diese Fehler erschweren die Zielerreichung bereits vor dem Start. Ziele, die unklar definiert sind, schwirren alle gleichzeitig im Kopf herum und kollidieren miteinander. Hinzukommen unterschiedliche Zeitrahmen und fehlende Bewertungsmaßstäbe, was ein unvermeidbares, vorprogrammiertes Chaos erzeugt. Die Folge ist innere Zerrissenheit und Demotivation. Sobald der Zeitpunkt gekommen ist, produktiv zu sein, führt dieser innere Tumult zu Nervosität und Prokrastination.

 

Prokrastination, sprich das Aufschieben von Aufgaben, könnte man als den Erzfeind der Produktivität bezeichnen. Wer davon betroffen ist, sollte es sich zur dringenden Aufgabe machen, diese schlechte Angewohnheit so schnell wie möglich loszuwerden. Sie ist eine Quelle von Frustration und emotionalem Unwohlsein und erhöht somit die psychische Belastung enorm. Dennoch ist Prokrastination so weit verbreitet, dass wir ihr später ein eigenes Kapitel widmen werden.

 

Besser ist es, gar nicht erst zu dem Punkt zu gelangen, an dem du dich mit den unangenehmen Folgen des Aufschiebens auseinandersetzen musst. Daher solltest du regelmäßig Zeit in die Definition deiner Ziele investieren. Überlege dir ausführlich, was du erreichen möchtest, und ordne jedem deiner Ziele einen zeitlichen Rahmen zu. Es ist hilfreich, alle deine Ziele zu kategorisieren. Dadurch behältst du stets den Überblick und kannst die dir zur Verfügung stehende Energie sinnvoll und zielgerichtet einsetzen. Außerdem gibt es nichts daran auszusetzen, Ziele nachträglich zu verwerfen, wenn sie nicht mehr mit deinen Wertvorstellungen übereinstimmen. Klare Ziele fungieren als Leitfaden. Sie erzeugen Motivation und Antrieb, zwei Schlüsselelemente, die zur Steigerung deiner Produktivität beitragen können.

 

„Ziele zu setzen ist der erste Schritt, um das Unsichtbare in das Sichtbare zu verwandeln.“ - Anthony Robbins

 

 

Effektive Zielsetzung durch Rückwärtsplanung

 

Indem du deine Ziele klar formulierst, machst du sie für deinen Verstand greifbarer und kannst sie dir so auch über längere Zeiträume besser vor Augen halten. Präzision ermöglicht dir, deine Aufmerksamkeit zu fokussieren und den Fortschritt in Richtung deiner gewünschten Ergebnisse zu bewerten. Bevor du jedoch anfängst, eine endlose Liste von Zielen zu erstellen, ist es hilfreich, diese von vorherein in verschiedene Lebensbereiche zu unterteilen. Hier sind einige Kategorien, die du in Betracht ziehen könntest:

 

• Soziale Beziehungen (Familie/Freunde)
• Gesundheit und Fitness
• Beziehung
• Berufliche Entwicklung und Karriere
• Finanzen
• Persönliches Wachstum und Zufriedenheit

 

Diese Bereiche passt du je nach deiner Lebenssituation und entsprechend deinen Prioritäten an und weist ihnen deine persönlichen Zielsetzungen zu. Anschließend unterteilst du deine Ziele in drei Kategorien:

 

1. Langfristige Ziele

Langfristige Ziele sind in der Regel mit einer übergeordneten Vision verknüpft. Da sie naturgemäß relativ weit in der Ferne liegen, dienen sie in erster Linie als Richtungsweiser und werden daher auch als „strategische Ziele“ bezeichnet. 

 

Nehmen wir zum Beispiel an, du hast dich kürzlich selbstständig gemacht und dein Hauptziel ist es, dir innerhalb von drei bis vier Jahren einen gesunden Marktanteil in deiner Branche zu sichern und dich als feste Größe am Markt zu etablieren. Der daraus resultierende finanzielle Erfolg soll dir einerseits ein Leben nach deinen eigenen Bedingungen ermöglichen und anderseits Möglichkeiten eröffnen, dein Potenzial zu entfalten. Um dieses „Endziel“ zu erreichen, musst du es schaffen, Fuß in deiner spezifischen Nische zu fassen und deinen Bekanntheitsgrad kontinuierlich zu steigern. Dies könntest du beispielsweise bewerkstelligen, indem du eine hochwertige Marke mit Produkten oder Dienstleistungen aufbaust, die einen kaufkräftigen und wiederkehrenden Kundenstamm anzieht. Dieses Vorhaben wäre demnach deine Leitvision und würde gleichzeitig dein langfristiges Ziel für die nächsten Jahre in diesem Lebensbereich abbilden.

 

2. Mittelfristige Ziele

Diese leiten sich unmittelbar aus den strategischen Zielen ab und besitzen einen präzise definierten Zeitrahmen. Gemeinsam mit den kurzfristigen Zielen bilden sie die sogenannten „taktischen Ziele“. Ein entsprechender mittelfristiger Meilenstein in unserem Szenario könnte zum Beispiel darin bestehen, innerhalb von sechs Monaten das erste Produkt oder die erste Dienstleistung auf den Markt zu bringen und eine effektive Marketingstrategie zu entwickeln.

 

3. Kurzfristige Ziele

Kurzfristige Ziele sind oft Wochen- oder Monatsziele, die dazu dienen, die Leitvision schrittweise zu verwirklichen. Sie bestehen in der Regel aus kleineren, gut messbaren Teilschritten, die durch klar definierte Aufgaben zu erreichen sind. Wie bereits erwähnt, zählen diese Zielsetzungen ebenfalls zu den „taktischen Zielen“. Beispielsweise könnte das Ziel für die nächsten zwei Wochen darin bestehen, eine Unternehmenswebsite zu erstellen und die sinnvollsten Vertriebskanäle umfassend zu recherchieren.

 

Starte in deiner Zielplanung bei deinen langfristigen Zielvorgaben und arbeite dann rückwärts, um daraus die erforderlichen mittel- und kurzfristigen Ziele zu identifizieren. Diese rückwärtsgerichtete Herangehensweise wird als "Rückwärtsplanung" bezeichnet, da sie eine konkrete Zielhierarchie gewährleistet. Sie hilft dabei, den Fokus auf das Endziel zu legen und dann die einzelnen Schritte herauszukristallisieren, die erforderlich sind, um dieses „große“ Ziel zu erreichen. Auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass all deine kurz- und mittelfristigen (taktischen) Ziele jederzeit in Einklang mit deinem langfristigen (strategischen) Ziel stehen.

 

Da jeder in einer einzigartigen Situation ist, macht es wenig Sinn, das Thema des Zielesetzens zu pauschalisieren. Aus diesem Grund variieren die jeweiligen Zeitspannen innerhalb der drei Kategorien natürlich stark und müssen individuell geplant und durchgesetzt werden. Dennoch gibt es wirksame Ansätze und Strategien, die universell nützlich sind und dabei helfen können, den gesamten Prozess der Zielsetzung effektiver zu gestalten. Dies gilt unabhängig davon, ob du in deinem Beruf aufsteigen möchtest, einen sportlichen Meilenstein erreichen willst oder persönliche Ziele verfolgst. Sowohl berufliche als auch private und andere Arten von Zielen können effektiv mit einer weit verbreiteten Methode definiert werden - der sogenannten SMART-Methode.

 

„Der Ziellose erleidet sein Schicksal - der Zielbewusste gestaltet es.“ - Immanuel Kant

 

 

Formuliere deine Ziele SMART

 

Die SMART-Methode bietet ein praktisches Leitprinzip bei der Formulierung von Zielen. Sie ist darauf ausgelegt, vordefinierte Kriterien anzuwenden, um die Zielsetzung möglichst sinnvoll und auswertbar zu gestalten. Das Konzept der SMART-Ziele wurde erstmals im Jahre 1981 von George T. Doran vorgestellt. Der Ansatz beruht allerdings auf den Arbeiten des renommierten Ökonomen Peter F. Drucker, der 1954 das Konzept der "Führung durch Zielvereinbarung" („Management by Objectives“) entwickelte.

 

Aufgrund der Effizienz und Wirksamkeit der SMART-Methode hat sie weite Verbreitung gefunden und wird in zahlreichen Bereichen angewendet. Heutzutage spielt sie sowohl beim Projektmanagement als auch beim Kundenmanagement, beim Kostenmanagement, beim Ressourcenmanagement sowie beim Prozessmanagement eine wichtige Rolle. Die Anwendung hilft enorm dabei, die Entwicklung und den Fortschritt von Aufgaben besser zu überwachen und dabei stets ergebnisorientiert zu bleiben. Dadurch lassen sich Ziele innerhalb eines Projekts realistisch terminieren und erreichen [1].

 

SMART definierte Ziele bilden eine hervorragende Grundlage für persönlichen und beruflichen Erfolg. Daher sind sie sowohl für Privatpersonen, als auch für Unternehmen nützlich. Durch ihre Anwendung werden Unklarheiten und lose Enden von vornherein effektiv vermieden. Die Methode gibt genau an, wie das gewünschte Endergebnis aussieht und gewährleistet somit eine optimale Kontrollfunktion des Arbeitsprozesses während der Realisierung eines Projekts. Durch spezifische Fragestellungen, die es im Vorfeld zu klären gilt, werden mögliche Missverständnisse auf ein absolutes Minimum reduziert.

 

Zu Beginn wird das Ziel genau spezifiziert. Anschließend wird bestimmt, welche Bemessungsgrundlage bzw. welche Messkriterien für die Bewertung herangezogen werden. Zudem soll sichergestellt werden, dass das Vorhaben auf alle Beteiligten eine positive Wirkung hat. Mit anderen

Impressum

Verlag: BookRix GmbH & Co. KG

Tag der Veröffentlichung: 07.09.2023
ISBN: 978-3-7554-5239-3

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